MENINGKATKAN PERFORMANCE ORGANISASI MELALUI KNOWLEDGE MANAGEMENT
Organisasi yang kompetitif harus dapat mengelola pengetahuan yang ada dalam lingkungannya baik internal maupun eksternal. Pengetahuan itu tidak hanya berupa data dan informasi saja. Diperlukan adanya transfer pengetahuan dari Karyawan kedalam sistem untuk kemudian dapat digunakan sebagai salah satu dasar pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Untuk memungkinkan hal tersebut maka Kecerdasan Buatan (Artificial Intelligence) dan Teknologi Informasi dapat digunakan untuk membangun sistem tersebut. Teknologi terus berkembang dan memungkinkan informasi diperoleh secara mudah melalui media Internet di mana saja dan kapan saja. Namun Informasi tersebut perlu di filter untuk mendapatkan Informasi yang benar. Sistem ini nantinya dapat memberikan manfaat, membagi pengetahuan, menciptakan inovasi, meningkatkan operasional dan strategi efisiensi serta efektifitas dalam organisasi.
Persaingan bisnis menuntut sebuah organisasi untuk terus kompetitif, sehingga bisnis yang berjalan dapat berubah dengan cepat. Para pengambil keputusan menyadari hal tersebut dan mereka perlu mengembangkan pengetahuan dan strategi untuk mendukung pengambilan keputusan tersebut. Disinilah peran Kecerdasan Buatan dan Teknologi Informasi dalam membangun sebuah sistem baru yang dapat menangkap, menyimpan, membagi, dan memberikan solusi data dan informasi serta pengetahuan.
Faktanya bahwa banyak organisasi tidak mengelola pengetahuan yang mereka miliki dengan baik, sehingga tidak mampu untuk mengembangkan dan memanfaatkan pengetahuan untuk meningkatkan kinerjanya. Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management) saat ini menjadi trend namun banyak organisasi yang tidak mampu menjelaskan apa itu pengetahuan. Struktur Organisasi yang begitu kompleks menyebabkan pengetahuan menjadi terpecah-pecah dan sulit untuk menemukan, berbagi dan menggunakan kembali pengetahuan tersebut (Zack1999).
Sumber => http://madeproject.livejournal.com/2041.html
Apa Itu Knowledge Management?
Pengertian Knowledge :
- Kemampuan individu untuk menggunakan kesadaran maupun keahlian atas seluruh tubuhnya guna menyelesaikan berbagai masalah.
- Termasuk keduanya teori dan praktik, semua aturan dan instruksi sehari-hari untuk bertindak.
- Adalah berbasis data dan informasi, tapi tidak seperti ini, selalu terkait dengan manusia.
Pengelompokan Knowledge :
- Tak terucap (Pengetahuan berakar pada tindakan, pengalaman, dan keterlibatan dalam konteks tertentu).
- Individual (Dibuat oleh dan inheren dalam individu).
- Deklaratif (Perihal-Sesuatu)
- Tugas (Pengetahuan yang berhubungan dengan Tugas)
- Eksplisit (Diartikulasikan, pengetahuan umum).
- Sosial (Dibuat oleh dan tindakan kolektif yang melekat dalam suatu kelompok).
- Prosedural (Perihal-Bagaimana)
- Kontekstual (Pengetahuan yang berguna bagi suatu organisasi).
Sumber => http://johngoro.blog.binusian.org/2010/08/07/knowledge-management-and-balance-scorecard/
Transformasi Knowledge
Terdapat lima strategi dalam Knowledge Management :
1. Perencanaan
Menentukan Sponsor, Timeline, Entitas yang terlibat, Batasan dan Teknologi IT yang akan digunakan.
2. Sumber Daya Manusia
Menerapkan Change Management untuk menghadapi sistem tersebut.
3. Proses – Proses
Menerapkan Business Process Re-Engineering (BPR) terhadap bisnis proses yang ada guna menunjang sistem KM yang hendak dibangun.
4. Produk
Berupa Sistem yang hendak dibangun.
5. Kinerja
Melakukan analisa dan penilaian Kinerja sebelum dan sesudah diterapkannya sistem terebut.
Dengan memahami kelima strategi tersebut maka suatu organisasi akan mampu membangun sebuah sistem Knowledge Management yang tepat bagi organisasinya. Untuk dapat mewujudkan hal tersebut perlu ditentukan seorang pemimpin yang akan bertanggungjawab atas proses transformasi tersebut. Sistem ini juga harus mendapatkan dukungan penuh dari Top Manajemen dan menempatkan Pengetahuan sebagai Asset Organisasi. Paradigma pemrosesan-informasi untuk membangun kecerdasan dan mengelola perubahan dalam fungsi bisnis dan proses secara umum terdiri atas tiga fase :
1. Otomasi: meningkatkan efisiensi operasional;
2. Rasionalisasi seluruh prosedur: streamlining prosedur-prosedur dan mengeliminasi hambatan yang timbul sebagai bagian dari untuk meningkatkan efisiensi operasional.
3. Re-Engineering: secara radikal mendesain ulang bisnis proses yang bergantung pada Teknologi Informasi secara intensif meredesain alur dan kerja seluruh proses.
Sumber => http://johngoro.blog.binusian.org/2010/08/07/knowledge-management-and-balance-scorecard/
Membangun Komunitas Pengetahuan yang Strategis
Knowledge Management harus memiliki empat aturan berikut :
1. Pengetahuan harus trus dibuat dan berkembang
2. Pengetahuan harus dapat berbagi
3. Pengetahuan harus dapat ditransfer
4. Pengetahuan harus dapat diterapkan
Sehingga perlu dibangun sebuah komunitas yang secara berkesinambungan akan menjalankan keempat aturan tersebut. Bentuk komunitas tersebut antara lain :
- Antara Manajemen dan Karyawan
- Antara Marketing, Customer Service dan Pelanggan/Nasabah
- Antara Supplier dengan General Affair/Procurement.
- Dan sebagainya....
Dimana pengetahuan baru dan perubahan yang dihasilkan dalam setiap proses kegiatan sehari-hari dimasukkan kedalam sistem.
Sumber => http://johngoro.blog.binusian.org/2010/08/07/knowledge-management-and-balance-scorecard/
Mengukur Tingkat Keberhasilan
Untuk mengukur tingkat keberhasilan dari hasil implementasi sistem Knowledge Management, dapat digunakan alat yang umum yakni Balance Score Card. Dimana dari tiap perspektif diberikan indeks dari target yang akan dicapai dari penerapan sistem ini. Dalam satu atau dua tahun akan terlihat dampak yang signifikan terhadap strategis bisnis. Pemaparan dari empat perspektif yang akan diukur menggunakan Balance Score Card adalah sebagai berikut :
1. Finansial; Mengukur Return yang dihasilkan dengan memberikan Target ROI bisa dicapai dengan menerapkan sistem KM.
2. Pelanggan; Mengukur tingkat Kepuasan Pelanggan dari kualitas Pelayanan, Waktu Pelayanan, dan sebagainya.
3. Internal Bisnis; Mengukur efisiensi yang dapat dicapai dengan memebrikan Target tertentu. Sehingga bisa dinilai apakah sistem KM tersebut berdampak signifikan terhadap Internal Bisnis atau tidak.
4. Inovasi dan Pembelajaran; Dengan adanya sistem KM, dapat diukur seberapa banyak Inovasi yang bisa dihasilkan dan seberapa berkembang kemampuan dan pembelajaran yang diberikan terhadap Karyawan.
KM dapat diterapkan di dalam Perusahaan untuk membantu meningkatkan performance organisasi. Hasilnya dapat diukur menggunakan Balance Score Card.
Sumber => http://johngoro.blog.binusian.org/2010/08/07/knowledge-management-and-balance-scorecard/
Type dari Knowledge Management
Banyak perusahaan dan pakar mencoba untuk mengklasifikasikan projek-projek knowledge management yang sudah dilakukan di dalam perusahaan-perusahaan, bahkan ada perusahaan seperti XEROX melalui Chief Knowledge Officer (CKO)nya telah menngumpulkan semua studi kasus dan informasi projek KM ini, yang mana adalah untuk mencari bentuk atau tipe projek KM yang tepat diterapkan di dalam perusahaannya.
Secara umum projek ini dapat dikategorikan dalam dua bentuk yaitu KM yang mencakup semua lini dalam perusahaan dan KM yang dilakukan dalam satu departemen, bisnis unit atau fungsi bisnis tententu. Dan pada tahap awal KM bisa dimulai dari lingkungan yang kecil seperti departemen, fungsi/unit bisnis, sehingga proses pembudayaan knowledge management akan lebih mudah dikontrol dan dievaluasi.
Projek Knowledge Management (KM) dapat diklasifikasikan dalam beberapa tipe yaitu :
1. Mengumpulkan dan menggunakan ulang pengetahuan terstruktur. Pengetahuan sering tersimpan dalam beberapa bagian dari output yang dihasilkan organisasi / perusahaan, seperti disain produk, proposal dan laporan proyek, prosedur-prosedur yang sudah dimplementasikan dan terdokumentasikan dan kode-kode software yang mana semuanya dapat dipergunakan ulang untuk mengurangi waktu dan sumber yang diperlukan untuk membuatnya kembali.
2. Mengumpulkan dan berbagi pelajaran yang sudah dipelajari (lessons learned) dari praktek-praktek. Tipe projek ini mengumpulkan pengetahuan berasal dari pengalaman yang harus diinterpretasikan dan diadopsi oleh user dalam kontek yang baru. Proyek ini biasanya melibatkan sharing pengetahuan atau pelajaran melalui database seperti lotus notes.
3. Mengidentifikasi sumber dan jaringan kepakaran. Projek ini bermaksud untuk menjadikan kepakaran lebih mudah terlihat dan mudah diakses bagi setiap karyawan. Dalam hal ini adalah untuk membuat fasilitas koneksi antara orang yang mengetahui pengetahuan dan orang yang membutuhkan pengetahuan.
4. Membuat struktur dan memetakan pengetahuan yang diperlukan untuk meningkatkan performansi. Projek ini memberikan pengaruh seperti pada proses pengembangan produk baru atau disain ulang proses bisnis dengan menjadikan lebih explisit atau terbuka dari pengetahuan yang diperlukan pada tahap-tahap tertentu.
5. Mengukur dan mengelola nilai ekonomis dari pengetahuan. Banyak perusahaan mempunyai aset intelektual yang terstuktur, seperti hak paten, copyright, software licenses dan database pelanggan. Dengan mengetahui semua aset-aset ini memungkinkan perusahaan untuk membuat revenue dan biaya untuk perusahaan.
6. Menyusun dan menyebarkan pengetahuan dari sumber-sumber external. Perubahan lingkungan bisnis yang cepat dan tidak menentu telah meningkatkan kepentingan dan kesungguhan pada business intelligence system. Dalam proyek ini perusahaan/organisasi berusaha mengumpulkan semua laporan dari luar yang berhubungan dengan bisnis. Dalam projek ini diperlukan editor dan analis untuk menyusun dan memberikan konteks terhadap informasi-informasi yang diperoleh tersebut.
Sumber => http://noerone4all.blogspot.com/2010/04/definisi-umum-dan-type-dari-knowledge.html
Tujuan Penerapan Knowledge Management
Penerapan KM akan memberikan pengaruh terhadap proses bisnis perusahaan:
1. Penghematan waktu dan biaya. Dengan adanya sumber pengetahuan yang terstruktur dengan baik, maka perusahaan akan mudah untuk menggunakan pengetahuan tersebut untuk konteks yang lainnya, sehingga perusahaan akan dapat menghemat waktu dan biaya.
2. Peningkatan aset pengetahuan. Sumber pengetahuan akan memberikan kemudahaan kepada setiap karyawan untuk memanfaatkannya, sehingga proses pemanfaatan pengetahuan di lingkungan perusahaan akan meningkat, yang akhirnya proses kreatifitas dan inovasi akan terdorong lebih luas dan setiap karyawan dapat meningkatkan kompetensinya.
3. Kemampuan beradaptasi. Perusahaan akan dapat dengan mudah beradaptasi dengan perubahan lingkungan bisnis yang terjadi.
4. Peningkatan produktfitas. Pengetahuan yang sudah ada dapat digunakan ulang untuk proses atau produk yang akan dikembangkan, sehingga produktifitas dari perusahaan akan meningkat.
Sumber => http://noerone4all.blogspot.com/2010/04/definisi-umum-dan-type-dari-knowledge.html
Knowledge Networks System (KNS)
Knowledge Networks System (KNS) merupakan sistem Knowledge Management (KM) yang bertujuan mendukung proses peningkatan kompetensi dari setiap anggota yang terlibat dalam jaringan pengetahuan. KNS secara umum dibagi kedalam dua modul utama yaitu direktori pengetahuan dan transfer pengetahuan. Kedua modul ini yang dipadukan untuk mendukung proses peningkatan kompetensi dari setiap anggota dalam bidang pengetahuan yang menjadi fokus dan interestnya.
Direktori Pengetahuan merupakan klasifikasi dari pengetahuan, sedangkan transfer pengetahuan merupakan proses yang diadopsi untuk mendukung proses-proses penyebaran pengetahuan terjadi, seperti pelatihan, forum diskusi, artikel, chatting, email, kontak langsung kepada pakar. Sehingga KNS dapat diterapkan dalam bidang apa saja, sesuai dengan interest dari satu kelompok atau organisasi yang menerapkannya. Karena KNS lebih terfokus kepada proses peningkatan kompetensi, maka sistem ini lebih cocok diterapkan dalam lembaga atau departemen yang berhubungan dengan pelatihan, pendidikan dan juga SDM.
Sumber => http://noerone4all.blogspot.com/2010/04/definisi-umum-dan-type-dari-knowledge.html
Penciptaan Pengetahuan
Empat pola dasar penciptaan pengetahuan dalam organisasi
1. Apprentice. Pola ini umumnya terjadi secara natural di dalam perusahaan pada saat seorang staf senior diminta oleh kepala bagian untuk membimbing seorang staf yang baru bergabung . Staf unior tersebut akan mengamati apa saja yang dilakukan oleh sang senior, menirunya, dan berlatih melakukan hal-hal yang telah ditunjukan oleh seniornya. Pola ini dapat terjadi untuk pembelajaran keahlian teknis ataupun hal-hal yang lebih bersifat konsep seperti kebiasaan-kebiasaan dalam perusahaan. Si yunior akan membangun pengetahuan tacit-nya sendiri dari pengamatan yang dilakukannya, pengamatan yang dilakukan atas prilaku sang senior yang merupakan pencerminan pengetahuan tacit-nya sendiri. Pola seperti ini cukup efektif untuk mentor masing-masing pribadi, tetapi tidak dapat berkontribusi secara signifikan kepada seluruh perusahaan.
2. Combine. Pola ini terjadi pada saat seorang staf membaca dokumen-dokumen yang ada seperti laporan dan studi kasus perusahaan untuk kemudian menghasilkan dokumen baru yang merangkum serta bersisi gagasan-gagasan baru. Demikian pula penciptaan pengetahuan eksplisit baru dari pengetahuan explicit yang telah ada.
3. Articulate. Penciptaan pengetahuan tidak berhenti dikedua pola tersebut. Perusahaan harus dapat memfasilitasikan proses pembelajaran dimana para knowledge-worker harus dapat mengartikulasikan pengetahuna tacit yang dimiliki mereka dan mengubahnya kedalam kebentuk eksplisit dan menyimpannya untuk kemudian didistribusikan ke seluruh organisasi.
4. Internalize. Disisi lainnya, staf lain akan membaca pengetahuan eksplisit tersebut dan mulai menginternalisasikannya ke dalam pengetahuannya. Hasilnya adalah pengetahuan tacit yang lebih luas dari sebelumnya.
Pada kedua pola terakhir, articulate dan internalize, sistem manajemen pengetahuan (KMS) memegang peranan yang cukup signifikan. Disini KMS berfungsi untuk memfasilitasikan terjadinya kedua pola tersebut secara efisien dan efektif.
Sumber => http://noerone4all.blogspot.com/2010/04/definisi-umum-dan-type-dari-knowledge.html
Sekilas Tentang KM
Istilah knowledge management belakangan ini sering muncul dalam pembicaraan orang. Dalam khazanah literatur organisasi, istilah ini menjadi istilah dianggap penting. Secara umum istilah knowledge management (KM) merujuk kepada arti usaha untuk menjalankan rangkaian proses organisasi dengan mementingkan perolehan, penyebaran dan pemanfaatan pengetahuan organisasi untuk menghasilkan pendapatan optimal. Penerapan KM dalam organisasi pada intinya adalah memandang sumberdaya manusia, terutama pengetahuannya, sebagai aset utama organisasi.
KM jadi perhatian dan pembahasa berbagai disiplin ilmu yang terkait dengan organisasi seperti manajemen, bisnis, sosiologi, ilmu komputer, teknologi informasi dan psikoogi. Di Indonesia, bahkan Program Pascasarjana Fakultas Psikologi UI membuka program pendidikan psikologi terapan sumberdaya manusia (SDM) dengan kekhususan KM. Dasar pemikirannya kurang-lebih, KM dapat menjadi strategi yang efektif dan efisien untuk meningkatkan kualitas SDM dalam organisasi.
Pembicaraan tentang KM mulai marak setelah publikasi tulisan Ikujiro Nonaka, profesor dan salah direktur pertama Institute of Innovation Research di Hitotsubashi University, Tokyo, di Harvard Business Review tahun 1991 berjudul The Knowledge Creating Company. Dikaitkan dengan tulisan sebelumnya dari Peter F. Drucker, ahli manajemen yang sering disebut sebagai pelopor manajemen modern abad ke-20, berjudul The Coming of the New Organization tahun 1988 (diterbitkan lagi tahun 1998), KM menjadi satu konsep penting dalam manajemen. Kajian tentang KM secara ilmiah pun semakin meningkat. Penerapan KM di berbagai perusahaan multinasional memberi kredit besar kepada konsep ini sebagai konsep penting yang perlu diterapkan dalam organisasi dalam rangka pencapaian tujuannya secara efektif dan efisien.
Sumber => http://bagustakwin.multiply.com/journal/item/21/Sekilas_Tentang_Knowledge_Management
Asal-usul KM dan Penerapannya dalam Bisnis
Secara filosofis, KM dipelopori oleh Ikujiro Nonaka, seorang pemikir dari Jepang yang memperkenalkan konsep ini lewat tulisannya di Harvard Business Review tahun 1991 seperti yang sudah disebut di bagian awal tulisan ini. Nonaka memperjelas konsep ini dalam buku yang ia tulis bersama H. Takeuchi dengan judul sama, The Knowledge Creating Company, terbit tahun 1995 oleh penerbit Oxford University. Meski Nonaka merupakan pelopor konseptualnya, KM pertama kali dikaitkan secara khusus dengan bisnis oleh Tom Davenport di tahun 1998 dengan buku bestseller-nya, Working Knowledge: How Organizations Manage What They Know terbitan Harvard Business School Press. Dengan buku itu, Davenport bisa dibilang sebagai pelopor ‘business knowledge management’ dan penggugah ketertarikan dunia bisnis terhadap KM.
Seruan Peter Drucker (1993) kepada para pelaku bisnis dan pengelola organisasi untuk fokus kepada pengetahuan dalam bukunya The Post Capitalist Society terbitan Harper Business Press, memulai perhatian orang kepada persoalan bagaimana memanajemeni pengetahuan dalam organisasi. Drucker menilai penekanan kepada teknologi namum mengabaikan manusia sebagai pemiliki dan pengelola pengetahuan tidak akan membawa kemajuan berarti bagi organisasi, malah akan membawa organisasi menjadi mandeg dan rugi karena investasi mereka tidak efisien.
Mundur ke belakang, tahun 1960-an, Herbert Simon (1960) menekankan perlunya organisasi dan orang-orang yang terlibat di dalamnya memberi perhatian besar terhadap bagaimana informasi yang terlalu berlimpah dikelola secara efisien agar berguna bagi organisasi dan tidak menguras perhatian yang mengakibatkan terganggunya proses kerja orang-orang di dalamnya. Dengan kata lain, Simon menekankan pentingnya mengelola informasi agar menjadi pengetahuan yang bermanfaat bagi organisasi dan orang-orang di dalamnya. Pemikiran Simon itu bisa dikatakan sebagai predisposisi dari pengembangan KM, serta penerimaan dan penerapan KM dalam upaya pengembangan organisasi.
Lalu, kajian-kajian terhadap perusahaan-perusahaan besar yang menerapkan KM pun banyak dilakukan. Dari berbagai kajian, efektivitas KM dapat ditemukan pada perusahaan-perusahaan besar yang menerapkannya. Hasil analisis terhadap penerapan KM di beberapa perusahaan besar menunjukkan efektivitas dan efisiensi KM dalam meningkatkan kinerja dan pendapatan perusahaan. Dalam buku The Knowledge Management Toolkit terbitan Prentice Hall PTR, Amrit Tiwana (1999) memaparkan secara singkat hasil sebagian dari studi kasus itu yang terdiri dari perusahaan pembuatan pesawat terbang Rolls Royce, perusahaan sofware komputer Platinum Technology Inc., perusahaan teknologi konsumsi Nortel Corporation, perusahan telekomunikasi penghasil semikonduktor GaSonics dan Texas Instruments, serta perusahaan obat dan nutrisi Monsanto.
Sumber => http://bagustakwin.multiply.com/journal/item/21/Sekilas_Tentang_Knowledge_Management
Knowlegde Management dalam Perspektif Institusi Pendidikan (Universitas Gadjah Mada)
Budaya pengetahuan dalam dunia pendidikan sekarang ini tidak hanya mencakup pada pengetahuan buku secara fisik, banyak jendela informasi yang dapat digali secara elektronik. Hal tersebut tidak lepas dari peranan universitas sebagai institusi pencetak sumber daya manusia berkualitas dan sebagai tempat yang mudah dimasuki teknologi terkini. Hal terpenting saat ini adalah kemudahan memperoleh dan akses. Dalam suatu institusi pendidikan, penyediaan akses informasi 24 jam memang pantas untuk diterapkan. Teknologi komunikasi dan informasi yang ada sekarang akan terus berkembang dan semakin memungkinkan peserta didik untuk mengakses berbagai bahan pengetahuan dari sumber lain yang dapat menguatkan suatu bahan pengetahuan.
Untuk itu user dalam hal ini adalah mahasiswa harus mampu mencari informasi dari sumber yang dapat dipercaya kemudian menyaring, mengolah, dan menggunakan informasi tesebut untuk memunculkan suatu ide pemikiran yang baru. Sejalan dengan hal itu fasilitas perpustakaan harus dimaksimalkan sebagai pintu pengaksesan pengetahuan baik yang tercetak maupun non cetak. Tugas Universitas Gadjah Mada beserta dengan pustakawan harus mendorong minat mahasiswa untuk menggali informasi yang tersedia secara maksimal tanpa terhambat waktu dan ruang. Knowledge management yang dimulai dari dunia bisnis dan akhirnya berkembang fungsinya di pendidikan, dijadikan alasan bagi sebagian besar univesitas, khususnya dalam jurnal ini Universitas Gadjah Mada untuk menyediakan selengkap mungkin referensi buku pengetahuan untuk menciptakan suatu standar perpustakaan yang bertaraf internasional.
Mengingat bahwa Universitas Gadjah Mada memiliki banyak bidang disiplin ilmu, tentunya pengelolaan kepustakaan sangatlah penting demi kemajuan dan mutu pendidikan dalam Universitas Gadjah Mada. Universitas Gadjah Mada saat ini telah mengembangkan perpustakaan elektronik, yang diperlukan untuk tindak lanjut adalah mengintegrasikan konsep knowledge management dalam hal pemerolehan, pengorganisasian, pemeliharaan,dan pendistribusian pengetahuan meliputi pengetahuan informal, tidak terstruktur, dan eksternal yang menyangkut lembaga induknya. Konsep knowledge management itu sendiri adalah mendorong bagi tiap individu dapat mengelola pengetahuan yang dimiliki maupun yang digali dari sumber lain yang terkait dengan kebutuhan individu terhadap pengetahuan.
Perpustakaan di universitas pada umumnya kurang memperhatikan koleksi-koleksi yang dimiliki baik cetak maupun non cetak yang sebenarnya dapat menjadi tolak ukur akan keberhasilan mahasiswa dalam belajar. Kesuksesan pendidikan dalam suatu universitas diukur dari perpustakaan itu sendiri, semakin banyak buku yang dimiliki dan lengkap, dan didukung dengan teknologi yang membantu dalam aktivitas di dalamnya, akan menjadi kunci sebuah universitas dapat bersaing, seperti Universitas Gadjah Mada. Di Universitas Gadjah Mada sendiri perpustakaan yang dimiliki sekitar 64 perpustakaan yang mana terbagi atas perpustakaan fakultas(disiplin ilmu) dan perpustakaan untuk pusat studi.
Tersebarnya perpustakaan tersebut tentunya perlu suatu manajemen yang dapat membantu pihak universitas, khususnya di sini adalah pustakawan untuk mengelola koleksi dengan baik dan dapat dimanfaatkan secara maksimal. Untuk itu suatu penerapan teknologi informasi sejenis sistem informasi perpustakaan yang dapat membentuk suatu jaringan perpustakaan sangat dibutuhkan agar tidak terjadi redudansi pengelolaan kepustakaan. Seperti pepatah, buku adalah jendela dunia, begitu pula perpustakaan adalah tambang pengetahuan, didukung dengan teknologi informasi berbasis internet, dan internet dapat disebut sebagai jendela informasi tanpa batas.
Sesungguhnya kemudahan di era globalisasi ini akan memudahkan institusi pendidikan memajukan budaya ilmiahnya sekaligus penguasaan teknologi. Bersamaan dengan hal itu beberapa konsep knowledge management dapat mendasari suatu institusi pendidikan menerapkan suatu perpustakaan berbasis knowledge management, antara lain:
1. Knowledge management merupakan proses yang terus-menerus harus dilakukan sehingga proses tersebut akan menjadi satu budaya dari perusahaan tersebut, dan akhirnya perusahaan akan membentuk perusahaan yang berbasis kepada pengetahuan.
2. Knowledge management membantu organisasi untuk mengelola kemampuan tiap individu untuk sharing knowledge.
3. Organisasi harus mampu mengintegrasi, me-manage knowledge dan informasi terhadap lingkungan secara efektif.
Hal-hal di atas harus dapat disinkronisasikan tanpa mengalami hambatan jika masing-masing user menyadari betapa pentingnya pengorganisasian pengetahuan. Pengetahuan tidak akan pernah mati maupun hilang begitu saja, apalagi dalam Universitas Gadjah Mada yang mengutamakan kualitas pendidikan bertaraf internasional. Pengetahuan yang umum tersedia dalam universitas berupa :
1. Tacit knowledge
Pengetahuan yang berbentuk know-how, pengalaman, skill, pemahaman, maupun rules of thumb.
2. Explicit knowledge
Pengetahuan yang tertulis, terarsip, tersebar (cetak maupun elektronik) dan bisa sebagai bahan pembelajaran (reference) untuk orang lain. Tentunya kedua pengetahuan tersebut sama-sama bermanfaat bagi kebutuhan mahasiswa. Pengelolaan knowledge explicit lebih mudah dikarenakan sudah tercetak, dalam bentuk buku, jurnal,makalah, skripsi, maupun bentuk karya ilmiah tertulis, yang memudahkan bagi pihak pengguna (mahasiswa) untuk mendapatkan referensi informasi yang dibutuhkan.
Sedangkan untuk pengelolaan tacit knowledge sangat sulit, karena beberapa hal seperti beberapa orang enggan untuk melakukan sharing knowledge kepada orang lain, alasannya cukup mudah bahwa pengetahuan yang dimiliki oleh seseorang adalah kekuatan bagi orang tersebut, bila harus dilakukan sharing, hal tersebut sangat sulit, kecuali fenomena sekarang ini yang dapat tertuang dalam blog-blog yang dimiliki oleh orang yang ahli dalam bidang-bidang tertentu. Penggabungan kedua jenis knowledge di atas akan sangat membantu bagi pihak pengguna untuk melakukan studi banding atas berbagai pengetahuan dan menjadi acuan bagi perpustakaan untuk selalu menggali pengetahuan yang potensial dari beberapa dosen.
Sumber => http://www.google.co.id/url?sa=t&source=web&cd=5&ved=0CDQQFjAE&url=http%3A%2F%2Framosknowledge.files.wordpress.com%2F2010%2F01%2Fknowledge-management-bagi-sistem-informasi-perpustakaan-universitas-gadjah-mada.doc&rct=j&q=Untuk%20menunjang%20perkembangan%20ilmu%20pengetahuan%20dan%20inforamasi%20perpustakaan&ei=46UpTaXuEcWyrAf4wbjvDA&usg=AFQjCNHfyT9LTA1bhQJooTTMam1dR9nkLw&cad=rja
Knowledge Management dalam Perpustakaan Universitas Gadjah Mada
Untuk menunjang perkembangan ilmu pengetahuan dan inforamasi perpustakaan juga senantiasa berbenah diri untuk menjaga kelancaran layanan. Era saat ini perpustakaan mulai disentuh oleh kecanggihan Teknologi Informasi yang menampilkan keramahan dalam penggunaan sehingga para pengguna perpustakaan dimanjakan dengan pelayanan yang cepat dan akurat sejak mulai pendaftaran anggota, peminjaman, dan pengembalian. Para pengguna sudah tidak perlu lagi mengantri untuk menunggu giliran untuk dilayani oleh para pustakawan namun dengan kecanggihan teknologi RFID pengguna hanya cukup melapor pada komputer, klik-klik selesai. Sebagai mana pengguna para pustakawan juga menjadi lebih santai dengan tidak direpotkan dengan tumpukan kertas yang harus direkap karena semua sudah dilakukan secara otomatis oleh komputer.
Komputer yang mengambil alih tugas dengan kecepatan dan keakuratan tinggi membuat database dan menyediakan informasi yang diperlukan oleh user. Dalam hal ini komputer memberikan pelayanan. Bahan pustaka yang tertulis,tercetak dan terekam terbentuk menjadi pusat sumber informasi yang sistematis dan otomatis untuk didayagunakan bagi keperluan pendidikan, penelitian dan rekreasi intelektual bagi kemajuan bangsa dan peningkatan kualitas masyarakat. Dalam knowledge management terdapat beberapa tahapan agar suatu knowledge yang tersimpan dalam organisasi (Universitas Gadjah Mada) dapat dikelola dengan baik. Adapun tahapan dalam knowledge management tersebut meliputi :
1. Berbagi pengetahuan yang belum digali (tacit)
2. Menciptakan konsep
3. Membenarkan konsep
4. Membangun prototype
5. Melakukan penyebaran pengetahuan
Sumber => http://www.google.co.id/url?sa=t&source=web&cd=5&ved=0CDQQFjAE&url=http%3A%2F%2Framosknowledge.files.wordpress.com%2F2010%2F01%2Fknowledge-management-bagi-sistem-informasi-perpustakaan-universitas-gadjah-mada.doc&rct=j&q=Untuk%20menunjang%20perkembangan%20ilmu%20pengetahuan%20dan%20inforamasi%20perpustakaan&ei=46UpTaXuEcWyrAf4wbjvDA&usg=AFQjCNHfyT9LTA1bhQJooTTMam1dR9nkLw&cad=rja
KM di Indonesia
Di Indonesia, belum banyak yang menerapkan KM, namun berangsur jumlahnya meningkat. Diskusi mengenai KM juga telah merambah ke dunia akademis. Contohnya, Seminar Nasional “Knowledge Management & Competitive Value: Key Success Factors in Business” yang pernah digelar di Universitas Widyatama dan Institut Teknologi Bandung dihadiri ratusan peserta yang mewakili kalangan akademisi, profesional bisnis, dan birokrat.
Yang dapat ditangkap dari seminar tersebut adalah, bahwa insiatif KM bukan hanya penting bagi dunia bisnis untuk menghadapi persaingan pasar yang semakin ketat, akan tetapi juga relevan bagi lembaga publik karena kecenderungan meningkatnya tuntutan stakeholders terhadap kinerjanya dalam era demokrasi. Dengan begitu, inisiatif KM ini sangat mendesak untuk diimplementasikan oleh setiap organisasi atau perusahaan untuk meningkatkan daya saing. Sejumlah perusahaan swasta yang menonjol dalam penerapan KM tercatat, antara lain, PT Unilever, Toyota Astra, Bank Niaga, dan Bank Danamon. Dari lembaga publik terdapat Bank Indonesia (BI), yang masuk 5 dari 10 penerima MAKE Award 2006.
Harus disadari bahwa mengimplementasikan KM tidaklah mudah. Ini karena KM menuntut perubahan perilaku kerja di seluruh jajaran, dari tingkat tertinggi sampai terendah. Padahal budaya kerja yang ada sudah sangat melekat dalam diri setiap orang dalam organisasi. Para pegawai telah merasa nyaman dengan berbagai fasilitas dan lingkungan kerja yang ada, sehingga pada tahap awal muncul resistensi. Oleh sebab itu, strategi KM sebaiknya menghindar dari pendekatan big bang. Ambillah pendekatan slow start dengan arah jangka panjang yang jelas dan dilakukan secara konsisten
Sumber => http://wandahrul.blog.binusian.org/2010/01/02/knowledge-management/
Mengelola Mindset
Konsep KM seringkali disalah tafsirkan sebagai suatu bentuk teknologi informasi, padahal sesungguhnya tidak demikian, meski harus diakui banyak konsep dan strategi KM berasal dari kalangan industri teknologi informasi. Memang teknologi informasi berperan besar dalam menentukan tingkat keberhasilan inisiatif KM.
Namun, perlu digarisbawahi bahwa inti utama dari implementasi suatu strategi KM adalah manusia, dengan fokus mengelola mindset (pola pikir) dan perilaku manusia dalam suatu organisasi. Sistem informasi yang didukung oleh teknologi informasi hanyalah pendukung. Hal yang sangat penting adalah bagaimana mendorong agar terjadi suatu perubahan (change) dalam cara memimpin, cara bekerja, dan cara berfikir yang dilakukan secara terus menerus sehingga menjadi suatu kebiasaan atau budaya baru.
Change management dengan rambu etika yang ketat sesungguhnya merupakan inti pokok implementasi KM. Penyebarluasan etika KM membutuhkan perjalanan panjang, tidak ada jalan pintas, dan oleh karena itu harus segera dimulai. Kalau tidak, perusahaan yang tidak melakukan perubahan dalam konsep KM tidak akan mampu bertahan dalam menghadapi persaingan yang semakin ketat.
Sumber => http://wandahrul.blog.binusian.org/2010/01/02/knowledge-management/
0 comments:
Post a Comment